Traitement Des Demandes De Remboursement Dans Le Cadre Du Système Des Avances Temporaires

Le traitement des demandes de remboursement des avances varie selon le système de gestion des réserves de l 'entreprise.

Le système de gestion des fonds d 'avances peut être divisé en deux systèmes, celui des fonds d' avances temporaires et celui des fonds d 'avances non temporaires.

On entend par « Fonds d 'avances temporaires » l' approbation par l 'unité d' un montant de trésorerie pour les départements ou les fonctionnaires qui utilisent régulièrement la réserve, en fonction de leurs besoins réels, tels que les dépenses ponctuelles, les achats ponctuels, etc., et l 'assurance qu' ils maintiennent régulièrement Le montant approuvé.

Dans le cadre de l 'application du système des avances temporaires, les départements ou les fonctionnaires qui utilisent ces avances doivent remplir les bordereaux d' emprunt sur la base des montants approuvés, verser la totalité des sommes forfaitaires en une seule fois et les rembourser sur la base des pièces justificatives pertinentes, telles que les factures, et les caissiers compléter les montants forfaitaires afin de garantir que le département ou le personnel conserve régulièrement les montants autorisés en espèces.

Ce n 'est que lorsque les avances temporaires auront été supprimées ou que les opérateurs auront été réaffectés.

L 'unité qui a opté pour la Constitution d' un fonds d 'avances temporaires, après avoir utilisé cette réserve pour l' achat de biens ou pour des dépenses ponctuelles, soumet les biens achetés à l 'entrepôt de réception et d' inspection par le dépositaire, qui les rembourse sur présentation d 'une facture ou d' un autre document original pour les autres dépenses à la trésorerie.

Lorsque le département ou le personnel concerné demande à être remboursé, le comptable établit un certificat de paiement en espèces.

Le caissier rembourse les montants sur la base des bordereaux de paiement au département ou au personnel.

Les montants remboursés en espèces par les départements ou les fonctionnaires concernés ont ainsi atteint les plafonds approuvés.

Exemple: la Section de maintenance de la grande société utilise un système de fonds d 'avances temporaires d' un montant de 1 200 dollars.

Le 14 mai, des pièces de rechange d 'un montant de 800 dollars ont été achetées en espèces, ce qui laisse un solde de 400 dollars à la Section des finances pour rembourser le lendemain, établir les bordereaux comptables et reconstituer les liquidités d' un montant de 800 dollars, ce qui porte à 1 200 dollars le montant de la réserve de la Section de l 'entretien et de la réparation.

Les notes comptables sont les suivantes:

Prêts: frais généraux 800

Prêts: 800

Si, le 14 mai, la Section de l 'entretien et de la réparation a effectivement payé 1 400 dollars au titre des pièces de rechange et 200 dollars au titre des avances de caisse faites par les agents d' exécution, les liquidités dues par les caissiers au 15 mai s' élevaient à 1 400 dollars et la réserve de la Section de l 'entretien a été rétablie à 1 200 dollars après le versement de 200 dollars au titre des avances faites aux agents d' exécution.